Fluxul de lucru reprezintă o serie de etape și proceduri esențiale prin care trece o
comandă sau un proiect, de la momentul inițierii până la finalizarea sa. Este important
de menționat că orice afacere, indiferent de mărime sau domeniu, are un flux de lucru,
chiar și cele mai dezorganizate. Fluxul de lucru poate fi mai sau mai puțin structurat,
dar este întotdeauna prezent. Acesta servește ca o hartă detaliată, care îndrumă un
proiect sau o sarcină de la stadiul inițial, nedezvoltat, până la completarea și
finalizarea sa. Această hartă evidențiază fiecare etapă și sarcină individuală necesară
pentru a atinge obiectivul final.
Să luăm două exemple succinte pentru a ilustra fluxurile de lucru în diferite domenii:
În Producția de Mobilier:
-
Avans/Contract: Se cere un avans
sau se semnează un contract înainte de începerea lucrărilor.
-
Aprovizionare: Se verifică
automat stocul și, dacă este nevoie, se lansează comenzi automate către
furnizori.
-
Debitarea Lemnului: Lemnul este tăiat în dimensiunile necesare.
-
Cantuire: Marginile lemnului sunt finisate.
-
Vopsire: Piesele sunt vopsite sau tratate.
-
Asamblarea: Se asamblează diferitele componente ale mobilierului.
-
Controlul Calității: Se verifică calitatea produsului final.
-
Ambalarea: Mobilierul este ambalat corespunzător.
-
Livrarea/Montaj: Produsul este livrat și montat la client.
Să descriem alt flux de lucru, dintr-un domeniu complet diferit: Contabilitate.
-
Preluare Documente: Inițial,
firma de contabilitate primește toate documentele necesare de la client, cum ar
fi facturi, chitanțe și alte înregistrări financiare.
-
Aranjare Documente: Documentele
sunt sortate și organizate pentru a facilita procesarea. Acest pas asigură că
toate înregistrările sunt complete și în ordine corectă.
-
Prelucrare Documente: Contabilii
analizează și înregistrează tranzacțiile din documente în sistemele contabile.
Acesta este un pas crucial pentru a asigura acuratețea datelor financiare.
-
Obligații de Plată: Se identifică
și se pregătesc plățile pentru dările și taxele datorate de client,
asigurându-se că acestea sunt plătite la timp pentru a evita penalități.
-
Calcul Salarii: Se procesează
salariile angajaților clientului, inclusiv calculul reținerilor și
contribuțiilor necesare.
-
Închidere Luna: La sfârșitul
fiecărei luni, se finalizează toate înregistrările și se pregătesc balanțele
lunare, oferind o imagine clară asupra performanței financiare a clientului.
-
Raportare Mediu: Se completează
și se depun raportările necesare către autoritățile de mediu, dacă sunt
aplicabile.
-
Raportare Statistică: Se
pregătesc și se trimit rapoartele statistice necesare către instituțiile de
stat.
-
Raportare BNR: Pentru anumite
tipuri de tranzacții sau companii, se realizează raportări către Banca
Națională.
-
Raportare Client: Clientul este
informat despre situația financiară, prin rapoarte detaliate și analize.
-
Depunere Declarații: La final, se
depun toate declarațiile fiscale și rapoartele necesare către autoritățile
statului.
În cadrul iflows,
fluxurile de lucru sunt complet personalizabile.
Ce sunt Instrucțiunile în Fluxul de Lucru:
Instrucțiunile dintr-un flux de lucru sunt indicații detaliate pentru executarea
fiecărei etape sau sarcini. Acestea pot fi adaptate pentru a include sarcini specifice,
cum ar fi introducerea unei fotografii a produsului cu defect în etapa de control al
calității, trimiterea automată a unui email cu raportul către client în etapa de
raportare, sau solicitarea semnăturii olografe a clientului în etapa de livrare.
Instrucțiunile în iflows pot fi 100% personalizate pentru a se potrivi nevoilor
specifice ale fiecărei afaceri.
