Generarea unui transport poate fi realizată în mai multe moduri. Pe lângă inițierea complet manuală, aveți opțiunea de a genera e-Transport direct din secțiunile Facturi și Avize, unde o parte din informații sunt preluate automat din documentele existente, simplificând astfel procesul.
Generarea e-Transport din secțiunea Facturi:
- Accesați Vânzări > Facturi, selectați factura dorită și apăsați pe butonul Generează e-Transport. Platforma va prelua automat detalii precum produsele și cantitățile din factura respectivă, facilitând inițierea transportului.
Generarea e-Transport din secțiunea Avize:
- În secțiunea Vânzări > Avize, puteți genera un e-Transport direct din aviz. Selectați avizul, apăsați pe butonul Generează document și alegeți opțiunea e-Transport. Anumite câmpuri vor fi completate automat, bazate pe datele din aviz.
Vom prezenta acum modul de inițiere manuală a unui transport, oferindu-vă flexibilitatea necesară pentru a gestiona orice tip de scenariu posibil.
1. Accesarea secțiunii e-Transport
- În meniul principal al platformei iFlows, accesați secțiunea Integrări și selectați opțiunea e-Transport. Dacă această opțiune nu este disponibilă în interfața dumneavoastră, cel mai probabil integrarea cu e-Factura nu a fost realizată sau nu a fost actualizată la cea mai recentă versiune.
2. Adăugarea unui transport nou
- Apăsați butonul Adaugă e-Transport pentru a iniția un nou transport.
3. Completarea detaliilor de transport
Secțiunile ce trebuie completate sunt următoarele:
Secțiunea 1: General
- CIF Declaranț: Va fi precompletat cu CIF-ul companiei.
- Tip Operatiune: Selectați tipul operațiunii din lista de opțiuni disponibile. Acest pas este esențial, deoarece tipul operațiunii determină modalitatea de derulare a transportului.
Tipuri de operațiuni disponibile:
- Achiziție intracomunitară
- Operațiune în sistem lohn (UE) – intrare
- Stocuri la dispoziția clientului – intrare
- Livrare intracomunitară
- Operațiune în sistem lohn (UE) – ieșire
- Stocuri la dispoziția clientului– ieșire
- Transport pe teritoriul național
- Import
- Export
- Tranzacție intracomunitară – Intrare pentru depozitare/formare nou transport
- Tranzacție intracomunitară – Ieșire după depozitare/formare nou transport
Cum să selectați corect tipul operațiunii în funcție de rolul emitentului:
- Dacă sunteți clientul (adică achizitorul bunurilor), puteți selecta doar operațiunile care implică achiziția de bunuri. Acestea includ:
- Achiziție intracomunitară
- Operațiune în sistem lohn (UE) – intrare
- Stocuri la dispoziția clientului – intrare
- Import
- Tranzacție intracomunitară – Intrare pentru depozitare/formare nou transport
- Dacă sunteți furnizorul (adică expeditorul bunurilor), trebuie să selectați una dintre operațiunile care implică livrarea de bunuri. Acestea includ:
- Livrare intracomunitară
- Operațiune în sistem lohn (UE) – ieșire
- Stocuri la dispoziția clientului – ieșire
- Transport pe teritoriul național
- Export
- Tranzacție intracomunitară – Ieșire după depozitare/formare nou transport
Secțiunea 2: Partener Comercial
- Partener Comercial: Completați cu numele sau CIF-ul partenerului comercial (furnizor sau client).
- Cod Partener Comercial: Introduceți codul partenerului (dacă există). În cazul persoanelor fizice române, pentru operațiuni de tip 30-TTN (Transport pe Teritoriul Național), dacă CNP/NIF-ul nu este cunoscut, poate fi înlocuit cu șirul de caractere „PF”.
- Țara Partenerului Comercial: Selectați țara de origine a partenerului.
Secțiunea 3: Date Transport
- Data Transportului: Selectați data la care începe transportul.
- Organizator Transport: Introduceți detaliile firmei care organizează transportul.
- Cod Organizator Transport: Codul fiscal al organizatorului.
- Țara Organizator Transport: Țara de origine a organizatorului.
- Număr Autovehicul: Introduceți numărul de înmatriculare al vehiculului.
- Număr Remorcă: Dacă există remorci, completați numerele acestora.
Secțiunea 4: Locația de Start
- Importa Adresa: Dacă alegeți opțiunea Compania Mea, puteți importa automat datele privind adresa sediului companiei dvs., fără a fi necesar să completați manual câmpurile de adresă. Apăsați butonul Importa pentru a prelua aceste date.
În cazul în care nu utilizați opțiunea de import, completați manual următoarele câmpuri:
- Județ: Selectați județul din care începe transportul.
- Localitate: Completați localitatea.
- Strada: Introduceți denumirea străzii.
- Nr. Stradă: Introduceți numărul străzii (opțional).
- Cod Poștal: Completați codul poștal (opțional).
- Bloc, Scara, Etajul, Apartamentul: Detalii suplimentare, dacă este cazul (opțional).
- Alte Informații: Orice detalii relevante legate de locația de start (opțional).
Secțiunea 5: Locație de Final
- Importa Adresa: La fel ca și în cazul locației de start, dacă selectați opțiunea Compania Mea, aveți posibilitatea să importați automat datele de adresă din profilul companiei. Apăsați butonul Importa pentru a completa automat toate câmpurile de adresă.
În cazul în care nu utilizați opțiunea de import, completați manual următoarele câmpuri:
- Județ: Selectați județul destinației transportului.
- Localitate: Introduceți localitatea de destinație (acest câmp este obligatoriu).
- Strada: Introduceți numele străzii (acest câmp este obligatoriu).
- Nr. Stradă: Numărul străzii, dacă este disponibil.
- Cod Poștal: Introduceți codul poștal (opțional).
- Bloc, Scara, Etajul, Apartamentul: Detalii suplimentare, dacă este cazul (opțional).
- Alte Informații: Adăugați orice alte informații relevante pentru locația de final, dacă este necesar.
4. Bunuri Transportate
- Apăsați pe butonul Adaugă Produs pentru a introduce fiecare produs transportat. Detaliile pe care trebuie să le completați includ:
- Scop Operațiune: Alegeți scopul operațiunii (Comercializare, Transfer între gestiuni, Bunuri puse la dispoziția clientului, Altele).
- Cod Tarifar: Introduceți codul tarifar corespunzător.
- Produs: Completați denumirea produsului.
- Cantitate: Introduceți cantitatea produsului transportat.
- UM: Alegeți unitatea de măsură (de exemplu, kg, buc).
- Greutate Netă: Greutatea netă a bunurilor.
- Greutate Brută: Greutatea brută a bunurilor.
- Valoare fără TVA: Valoarea bunurilor, fără TVA.
Adăugarea mai multor produse:
- Puteți adăuga mai multe produse prin apăsarea butonului Adaugă Produs.
- Alternativ, puteți importa detalii despre produse pe baza facturilor, prin atașarea facturii. Factura va completa automat liniile din secțiunea Bunuri Transportate.
Această operațiune este disponibilă numai atunci când partenerul specificat în notificare este un client, adică în cazul în care tipul operațiunii este Livrare intracomunitară, Transport pe teritoriul național, Import sau Tranzacție intracomunitară.
5. Adăugarea Documentelor
- Selector pentru număr factură/aviz: Când optați pentru importul de documente (facturi sau avize), se va deschide un selector de documente care permite inserarea/selectarea numărului facturii sau avizului emis anterior în platforma iFlows. Odată selectat documentul dorit, sistemul va prelua automat detaliile asociate acestuia (cum ar fi produsul și cantitatea – însă va trebui să adăugați manual greutatea).
- Limitări pentru CMR-uri și alte documente externe: În cazul documentelor care nu au fost emise în platforma iFlows (cum ar fi CMR-uri sau alte documente externe), acestea nu pot fi importate automat. În acest caz, va trebui să introduceți manual următoarele informații: Numărul documentului, Data documentului și Observații suplimentare legate de document, dacă este cazul.
6. Trimiterea transportului
- După completarea tuturor câmpurilor, salvați transportul.
- În coloana Acțiuni, din dreptul transportului respectiv, apăsați pe butonul Trimite eTransport pentru a trimite datele către sistemul RO e-Transport.
7. Statusuri posibile ale transportului
Sistemul poate afișa unul dintre următoarele patru statusuri:
- Validat: Transportul a fost aprobat de către ANAF, iar un cod UIT a fost generat și atribuit transportului. Codul UIT va apărea în coloana corespunzătoare și transportul poate fi efectuat în legalitate.
- Primit: Datele transportului au fost recepționate de către ANAF, iar codul UIT a fost emis, însă transportul necesită confirmarea manuală în platformă. După ce codul UIT este afișat, apăsați butonul Confirmă e-Transport pentru a confirma că produsele au ajuns la destinație și a finaliza procesul de transport.
- Netrimisa: Acest status indică faptul că transportul a fost creat în platformă, dar nu a fost trimis către RO e-Transport. Utilizatorul trebuie să apese butonul Trimite e-Transport pentru a iniția transmiterea datelor.
- Eroare: Transportul nu a fost transmis cu succes din cauza unei erori tehnice sau a unor date incomplete/incorecte. Pentru a diagnostica și rezolva eroarea:
- Apăsați pe simbolul de vizualizare din coloana Acțiuni a transportului respectiv.
- În partea superioară a paginii, la status, va apărea mesajul Eroare.
- Dați click pe acest mesaj pentru a vedea detalii suplimentare despre natura erorii. Sistemul va furniza informații specifice despre ce a cauzat eroarea, permițându-vă să corectați datele și să retrimiteți transportul.
*Eroarea poate fi vizualizată și direct în lista de transporturi, prin simpla apăsare pe cuvântul "Eroare" din linia transportului respectiv.
8. Validarea și modificarea transportului
- Odată ce transportul este validat, aveți opțiunea de a schimba vehiculul folosit, apăsând pe butonul Schimbă Vehicul.
- Transportul poate fi marcat ca finalizat prin confirmarea lui cu opțiunea Confirma e-transport.
9. Cazuri speciale:
- În situația în care transportul nu se mai efectuează sau marfa nu este recepționată total, puteți selecta opțiunea Infirmat sau Confirmat parțial și adăugați detaliile în câmpul de Observații.
10. Perioada de valabilitate a UIT-ului
Perioada de valabilitate a codului UIT este esențială pentru legalitatea efectuării transportului. Aceasta indică intervalul de timp în care transportul poate fi realizat și este calculată ca data începerii transportului + 15 zile.
În platforma iFlows, există o coloană dedicată numită Valabilitate, unde este afișată perioada în care transportul poate fi efectuat legal. Este important ca:
- Transportul să nu înceapă înainte de data inițială a acestei perioade.
- Transportul să ajungă la destinație înainte de data expirării perioadei de valabilitate.
11. Declararea transportului după expirarea UIT
În cazul în care termenul de valabilitate a codului UIT a expirat din cauza unor probleme tehnice ale sistemului RO e-Transport, utilizatorul poate opta pentru Declarație post avarie, justificând astfel depășirea termenului limită.
Această opțiune este disponibilă doar în situațiile în care termenul a fost depășit din cauza unor probleme tehnice ale sistemului RO e-Transport (SPV), nu din cauza întârzierilor sau omisiunilor utilizatorului. În astfel de cazuri, Declarația post avarie justifică depășirea termenului limită și permite finalizarea procesului de confirmare a transportului.
- Dacă termenul de valabilitate al codului UIT a expirat și încercați să confirmați transportul, sistemul va activa automat opțiunea Declarație post avarie.
- Trebuie să selectați tipul de confirmare și, dacă este cazul, să adăugați informații suplimentare pentru a justifica întârzierile, înainte de a trimite declarația.
- Vizualizarea fișierelor XML transmise
Dacă doriți să verificați fișierele XML generate și transmise către sistemul RO e-Transport, puteți face acest lucru direct din lista de transporturi.
- În lista de transporturi, localizați transportul dorit și apăsați pe simbolul de vizualizare (cel cu pictograma unui ochi) din coloana Acțiuni.
- După accesarea detaliilor transportului, în partea de jos a paginii, veți putea vedea secțiunea Fișiere XML trimise. Aici sunt afișate toate fișierele XML care au fost transmise către SPV, cu următoarele detalii:
- Tip: Tipul fișierului transmis (de exemplu: notificare, modificare vehicul).
- Status: Statusul transmisiei, care poate fi valid (procesat cu succes) sau pot apărea erori.
- Data: Data și ora la care a fost transmis fișierul XML.
- Erori: Dacă fișierul a avut erori,acestea vor apărea descrise și aici.
Această funcționalitate vă permite să monitorizați fișierele transmise și să verificați succesul notificărilor pentru fiecare transmitere în parte.